Top 10 Life Hacks für erfolgreiche Projekte

Wer kennt das nicht? Verzögerungen, gerissene Budgets und lange Gesichter bei der Einführung der letzten Software, Automatisierung von Prozess x/y/z oder der Weiterentwicklung seines Geschäftsmodells.

Hier meine Top 10 Life Hacks für erfolgreiche Projekte:

1. Agiles Mindset: „Agile“ und „Scrum“ sind nicht allein der Softwareentwicklung vorbehalten. Es ist vielmehr der Rahmen, der unserem Alltag eine Struktur verleiht. Und so ist es auch völlig OK, dass sich die Anforderungen unserer Kunden permanent weiterentwickeln. Um mit innovativen Antworten aufzuwarten, brauchen wir ein flexibles Hirn – eben ein agiles Mindset.
   
2. Fokus: Beginnt damit große Themenkomplexe in verdaubare Einheiten zu zerlegen. Das motiviert! Und mit jedem Biss bzw. jeder Iteration wird das Produkt, der Service, der Prozess ein bisschen besser. Eben so lange bis ihr mit dem Ergebnis zufrieden seid. Aufgabe des Projektmanager ist dabei darauf zu achten, dass nicht an zu viele Baustellen parallel gearbeitet wird. Fokus eben!
3. Visualisierung der Arbeit: Was einem Projektteam, aber auch in der Stakeholder-Kommunikation extrem hilft ist eine Visualisierung der Arbeit. Schon ein simples Scrum-Board à la Kanban mit vier Spalten (Backlog, Work in Progress, Waiting For, Done) gibt jedem zu jeder Zeit die nötige Transparenz über den Projektstatus, laufende Engpässe und realisierte Erfolge.
4. Erfolge feiern: Es ist so wichtig und wird so selten gelebt. Kleine Arbeitserfolge feiern. Es muss nicht immer das fette Abendessen sein. Selbst eine Aufgabe gemeinsam von Work in Progress auf Done zu verschieben fühlt sich im Team gut – da sichtbar produktiv – an.
5. Erwartungsmanagement: Was ist das Zielbild/ der Nutzen aus Kundenperspektive? Was sind die rahmengebenden Faktoren, bspw. der Gesellschafter? Formuliert eine unmissverständliche Erwartungshaltung und definiert gemeinschaftlich wann eine Aufgabe als erfüllt gilt (Definition of Done).
6. Collaboration & Rhythmus: Ich bin ein Fan von festen Rhythmen! So sollte das Projektteam spätestens alle 14 Tage zusammenkommen (Sprint Meeting). Inhalte: Fachliches Feedback + Stimmung einfangen + Planung des nächsten Sprints. Klappt die ad-hoc Kommunikation über Tools wie Microsoft Teams oder Slack nur schleppend können regelmäßige Stand-up super hilfreich sein. So lässt sich frühzeitig feststellen, ob das Team noch auf Kurs ist oder die Iteration im Feuer steht.
7. Ergebnisse präsentieren: Präsentiert euch einander eure Arbeitsergebnisse! Hier geht’s gar nicht um Kontrolle oder Blaming sondern darum, dass das Produkt/ der Prozess genau die Anforderung der Zielgruppe erfüllt und später nicht in der Tonne landet.
8. No Ego: Wie auch immer ihr ihn nennt – Scrum Masters, Projektleiter… Bitte entscheidet euch für jemanden, der das Projekt nicht als seine Bühne verwendet, sondern als „Servant Leader“ fungiert und Hindernisse schnell und geräuschlos aus der Welt schafft. Motto: „Let the People Shine!“
9. No Gaps/ No Overlaps: In der Teamzusammensetzung solltet ihr darauf achten, dass ihr neben dem Projektmanager folgende Perspektiven mit an Bord habt: Sales/Marketing, Wertschöpfung (Produkt/ Dienstleistung/ Prozess) und IT. Bitte niemals nie eine*n Fremden – gerne auch als „Spezialist“ getarnt – zu einem Meeting mit dazu holen. Diese Person bringt häufig mehr Unruhe als Klarheit in die Runde.
10. Das „richtige“ Projektmanagement-Tool: Projekte scheitern nicht, weil das falsche Tool verwendet wird. Hier gibt es viele Philosophien – von der High End Profi Lösung bis zur Freeware. Die Erfahrung zeigt, mit Ausnahme des Projektmanagers arbeitet eh keiner mit dem Tool. Auch wenn ich um dessen Limitierungen weiß, arbeite ich aufgrund dessen Verbreitung bspw. gerne mit Microsoft Planner.